ミナジン勤怠管理システムのアラートメール機能について、アラートの対象設定や各種仕様などを説明します。
■目次
配信されるアラートメールの種類
■操作対象ユーザー：人事権限者
■作業ページ：アラートメール設定 （設定タブ＞社員管理＞アラート＞アラートの設定）
1. 配信されるアラートメールの種類
| アラートの種類 | 表示条件 | 表示メッセージ | 対処法 |
| 打刻差異アラート | 勤怠記録が入力されているのに、打刻がない場合 | 以下の日が、打刻漏れです。備考に理由を入力ください。 | 打刻を編集することはできないので、備考欄に理由を入力する |
| タイムカード入力画面の打刻列と申請列で差異がある場合 | 以下の日 の開始/終了時刻（打刻）と開始/終了時刻（申請）とが、●分以上差異があります。備考に理由を入力ください。 | 申請列が差異のない時刻で修正できるならそのように行う。事実●分以上の差異があるなら備考欄に理由を入力する | |
| 時間外勤務アラート | 時間外申請が出ていない場合/申請とタイムカードで入力する値は一致しない場合 | 以下の日に、時間外申請が申請されていません | 時間外申請を行う |
| 出勤予定のない日に勤務があるのに申請が出ていない場合 | 以下の日に、休日出勤が申請されていません | 時間外（休日出勤）申請を行う | |
| 深夜時間申請がない/申請とタイムカードで入力する値は一致しない場合 | 以下の日に、深夜勤務が申請されていません。またはタイムカード深夜勤務時間数と深夜時間申請の時間数が一致していません | 時間外（深夜残業）申請を行う | |
| 勤務未入力アラート | 所定労働日に勤務または休暇・欠勤の申請がない場合 | 以下の出勤予定日に、勤怠実績の入力も休暇の申請もありません | 出張や直行直帰、単なる打刻もれ（入力もれ）であるかを確認した上で、申請列への手入力または休暇欠勤の申請を行う |
| 部分休日休憩アラート | 半休など部分休取得日に休憩時間の入力がある場合 | 以下の部分休取得日に、休憩時間数が入力されています。 | 勤務時間数に応じた休憩時間が取得しているかを確認する。タイムカードの設定（会社）の就業時間の設定で、設定している休憩時間が0でよければ修正を行う |
| 遅刻・早退申請アラート | 遅早時間数があるが、遅刻・早退申請が出ていない場合 | 以下の日に、遅刻・早退申請が出ていません。 | 遅早申請を出してください。 |
| 客観的記録差異アラート <注意>PCログご利用の企業様のみ使用可能です。 |
出勤予定がない日に、客観的記録があるのに勤怠記録が入力されていない場合 | 以下の日に、勤務実績の入力がありません。PCログを表示して、備考から打刻差異の報告に理由を入力してください。 | 備考から打刻差異の報告に理由を入力してください。 |
| 開始時刻（客観的記録）が、タイムカードの入力開始/終了時刻よりも設定した基準値以上早い場合 | 以下の日の開始時刻(PCログ)が開始時刻(申請)よりも10分以上早いです。PCログを表示して、備考から打刻差異の報告に理由を入力ください。 | 備考から打刻差異の報告に理由を入力してください。 |
1. アラートの対象者について
- 部署：指定した部署のみが対象となり、下位部署は含まれません。
- 管理職：アラートの種類によって、管理職を対象とするかどうかの扱いが異なります。
詳細は以下の表をご確認ください。
| アラートの種類 | 管理職の扱い |
|---|---|
| [有給休暇・振替休日] 有効期限チェック | 強制的に対象外 |
| [勤務時間] 残業超過チェック | 強制的に対象外 |
| [客観的記録] 差異報告未入力チェック | 設定により対象とするか選択可能 |
【注意点】
アラート対象を個人で選択する際に、管理職の従業員を指定した場合でも、上記ルールに基づき強制的に対象外となるアラートからは除外されます。
2. [勤務時間] 登録チェックの仕様（夜勤者の場合）
- 夜勤者のアラート検知
・アラートタイミングを「毎日」、チェック期間を「1日前」に設定している場合、夜勤者が0時前に出勤打刻し、
0時以降に退勤打刻をすると、退勤打刻がされていないとみなされアラートの対象となります。
（連日夜勤の場合、毎日アラートメールが届くことになります）
- 回避策
・方法1：アラート対象から夜勤者を除外する
部署や個人指定で、アラートの対象を絞り込みます。
・方法2：チェック期間を「2日前」に変更する
これにより、前日の勤務が確定した後にチェックが行われるためアラートは配信されなくなります。
ただし、この場合、打刻漏れなどがあった際のアラートは翌々日に配信されることになります。
3. 配信されるアラートメールの種類
設定可能なアラートメールには、以下のような種類があります。
- [勤務時間] 登録チェック
- [勤務時間] 承認チェック
- [勤務時間] 残業超過チェック
- [時間外申請] 申請チェック
- [年次有給休暇] 年休取得アラート
- [有給休暇・振替休日] 有効期限チェック
- [客観的記録] 差異報告未入力チェック
4. その他の仕様
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部署責任者への通知
同じ部署内でアラート対象者が複数いる場合、部署の責任者に届くメールは、
アラート種別ごとに対象者の一覧がまとめて記載された形式で送付されます。